如何私下共享 Google 文档

最近,我被一位非常恼火的同事偷懒了,不得不发泄一下。 似乎一位作家与他们分享了一篇新的 Google Docs 文章(这是提交自由撰稿人的常用方式),当我的同事打开这篇文章时,他们发现另一个不知名的人已经在阅读它——这个人肯定不在我们的工作人员。

发生了什么事情? 作者可能太急于与特定的人分享文件,只是将其公之于众,以便任何人都可以访问它。 这不仅使这篇文章在经过适当编辑和发表之前就可供任何人使用——这是任何出版物都不想看到的——而且还让它招来了各种各样的恶作剧。

像 2021 年 6 月发生的事情一样恶作剧,当时另一位编辑不小心 将指向可编辑文档的链接发布给他们的追随者. (边缘的网站暂时关闭,在此期间向 Google Docs 发布新闻似乎是个好主意。)欢乐接踵而至。

很明显,允许 任何人 查看、评论或编辑 Google 文档可能会导致问题,尤其是在传递该文档的链接时。 有趣的是,当您第一次创建 Google Doc 时,该软件的默认设置是这是一个私人文档,只有在您明确要求时才能共享。 (可能有例外;如果这是一个企业帐户,管理员可能更改了默认设置,以便您公司中的其他人自动共享它。)因此,通常,您必须有意识地将文档完全公开。

因此,您可以通过以下方式共享您的 Google Docs 文档 – 小心。

在桌面系统上

首先,进入您要共享的文档,然后单击右上角的大共享按钮。

要共享文档,请从右上角的蓝色大共享按钮开始。

要共享文档,请从右上角的蓝色大共享按钮开始。

您将看到一个弹出窗口,标题为“与人员和群组共享”。

您将看到一个弹出窗口,标题为“与人员和组共享”。

您将看到一个弹出窗口,标题为“与人员和组共享”。

开始在其下方的字段中输入个人或组的名称。 如果该人在您的联系人列表中,他们的姓名将出现; 如果没有,您可以输入他们的完整电子邮件地址。 您可以输入多个名称; 但是,这意味着您添加的所有人员都将获得对文档的相同类型的访问权限。 (我们将在稍后讨论访问。)

开始输入您的联系人; 您也可以只输入电子邮件地址。

开始输入您的联系人; 您也可以只输入电子邮件地址。

当您添加了至少一个名称后,您会在右侧看到一个显示“编辑者”的框。 单击该下拉菜单可让您选择人员/组可以对您的文档具有的访问权限类型。 这些包括:

  • 查看者:此人只能查看文档,但不能进行任何更改或添加任何评论
  • 评论者:此人可以查看文档并添加评论
  • 编辑:此人可以对文档进行更改并添加评论

选择您要允许的访问量。

选择您要允许的访问量。

选择对您的用例来说足够实用的最严格的类型通常是一个好主意。 例如,如果您正在与其他几个人一起编写文档,您将希望给予他们编辑身份; 但是,如果您不希望他们在未经您批准的情况下进行任何更改,那么评论者状态会更好。

(专家提示:如果您与之共享的人更改了文档但没有告诉您他们更改了什么,请转到“文件”>“版本历史记录”>“查看版本历史记录。”你会看到一个颜色-右侧的编码概要显示文档的编辑时间和编辑者;单击日期,更改将在文档中可见,以及与不同用户相关的颜色。)

如果您允许完全编辑访问,您可以检查版本历史以查看更改的内容和更改者。

您可以查看版本历史记录以了解更改的内容和更改者。

您还可以通过选择该弹出框右上角的设置图标(齿轮)来调整编辑者、评论者和查看者对您的文档的访问量。 通过取消选中设置弹出窗口中的复选框,您可以阻止编辑者更改您的权限或共享文档,并且您可以阻止编辑者和评论者下载、打印和复制文档。

您可以调整编辑者、查看者和评论者的访问量。

您可以调整编辑者、查看者和评论者的访问量。

添加完要与之共享的人后,如果要向他们发送电子邮件让他们知道文档,请确保选中“通知人”框; 下面的字段可让您输入将添加到 Google 预设电子邮件中的个人消息。

获取链接

但是等等,还有更多。

“与人员和群组共享”部分下方有一个“获取链接”部分,可让您将链接复制到您的文档(例如,如果您希望将链接发送给允许的共享者之一)。 默认设置称为“受限”,这意味着只有您与之共享文档的人才能看到该文档。 但您也可以使用“获取链接”部分让更多人更容易访问该链接。

您可以限制对所列人员的访问,或允许拥有该链接的任何人访问。

您可以限制对所列人员的访问,或允许拥有该链接的任何人访问。

为此,请单击“受限”并将其更改为“知道链接的任何人”。 这意味着 任何人 拥有该链接的人——无论是您发送的、朋友发送的还是已发布到 Twitter 的人——都可以访问该文档。 (即使在这里,您也可以调整访问权限,以便人们拥有查看者、评论者或编辑者权限。)

在移动设备上

在移动设备上共享文档也是可能的——如果有点尴尬的话。

  • 在要共享的文档中,点击右上角的三个点,然后选择“共享和导出”>“共享”。
  • 输入您要与之共享文档的人员或组; 您也可以向他们发送消息。

首先,进入分享页面。

首先,进入分享页面。

输入您要与之共享的人的姓名。

输入您要与之共享的人的姓名。

  • 在姓名的正下方,您会看到编辑者、评论者或查看者; 点击它以更改访问限制。

点击名称下方的“编辑器”以更改访问权限。

点击名称下方的“编辑器”以更改访问权限。

该移动应用程序还允许您切换访问权限。

该移动应用程序还允许您切换访问权限。

  • 要找到“获取链接”选项,请点击共享页面右上角的三个点。 点击“谁有权访问”将其从“受限”更改为“任何知道链接的人”或再次返回。 此页面还列出了您授予访问权限的每个人,以及他们拥有的访问权限类型。
  • 您可以通过点击“链接设置”右侧的链接图标,将链接复制到“谁有权访问”页面中的剪贴板。

该移动应用程序还允许您更改有权访问的人。

该移动应用程序还允许您更改有权访问的人。

单击“链接设置”对面的图标以获取该链接的副本。

单击“链接设置”对面的图标以获取该链接的副本。

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